Как прочитать финансовую отчетность вашей строительной отрасли

Как читать ваши финансы

Многие компании малого и среднего бизнеса в строительной отрасли считают, что критическая информация неправильно понимается или игнорируется, поскольку их отчеты и графики являются неточными, часто потому, что отчеты используются в основном как инструмент для бухгалтера, чтобы подготовить налоговую декларацию или выполнить обязательство по регистрации банка, поэтому они не содержат достаточной информации для контроля вашего бизнеса.

Но ваши отчеты и графики, когда они будут организованы, неизбежно помогут вашей прибыли. Они представляют собой «финансовый контроль» вашего бизнеса. Крайне важно понять, как читать ваши финансовые показатели.

Баланс
Проще говоря, баланс представляет собой мгновенный снимок активов и обязательств вашей компании в определенный момент времени. Он показывает, где вы стоите с тем, что у вас есть, и тем, что вы должны в определенный день. Ваши активы перечислены «по себестоимости» за вычетом амортизации или амортизации, принятой за период владения активом; ничто не отображается по справедливой рыночной стоимости. В балансовом отчете должны быть указаны сумма денег, которую акционеры получат до вычета налогов на прирост капитала, плюс или минус справедливая рыночная стоимость активов по сравнению с стоимостью, указанной в балансе (или «короткое падение», если есть отрицательный капитал).

Целью баланса является контроль точности отчета о прибылях и убытках. Если ваш балансовый отчет является существенно неточным на дату открытия или окончания периода отчета о прибылях и убытках, то отчет о прибылях и убытках будет по существу неправильным. Например, в отчете о прибылях и убытках за год, закончившийся 12-31-06, нужен точный баланс от 12-31-05 и 12-31-06.

Недавно я встретился с новым клиентом, чей бухгалтер не только потерял свои записи за последние три года, но и не смог найти свои записи за текущий год. Зная, что бухгалтеры никогда не теряют столько записей и знают, что бухгалтеры обычно поддерживают свои компьютерные записи, я знал, что у нас большая проблема. Мой клиент считал, что за последние двенадцать месяцев он получил около 6 миллионов долларов дохода в результате доходов от проектов высокого уровня в Нью-Йорке по перепрофилированию. У него были довольно хорошие затраты на работу и выставление счетов, но они нуждались в банковском финансировании. У него было ужасное соотношение ставки и вознаграждения, и ему нужно руководство с его планом доходов и прибыли для его компании.

Ему нужно было знать:
• Какая его прибыль должна быть для того, чтобы выиграть ставки
. • Как определить, кем должны быть его клиенты
. • Если его маржа заявок позволила получить прибыль после общих условий и накладных расходов
• Делал ли он деньги или проигрывал
• Что случилось с его бизнесом за последние три года

Мы с моим клиентом находились в ситуации, когда мы не могли дождаться, когда его новый бухгалтер медленно восстановит его последние три года записей, поэтому мы сели и создали баланс. Я взял у него интервью, чтобы определить, что ему принадлежит, и должен, располагал документами, которые включали его банковские выписки; задолженность на счетах; дебиторская задолженность за проезд; инвентарь его грузовиков и компьютеров; кредиторская задолженность и кредиторская задолженность субподрядчиков; сумма задолженности по его грузовым автомобилям, автомобилям и оборудованию; работы, которые он выполнял; и сметные расходы на эти рабочие места. С этой информацией я создал баланс, который охватывал начало и одиннадцатый месяц его финансового года.

Наконец, довольный тем, что у нас было два «хороших» баланса, мы просто вычислили изменение в его разделе акций с одной даты на другую, добавив обратно в дивиденды, которые были чеками, отличными от заработной платы или возмещения расходов самому себе во время этого период. Затем мы посмотрели записи заработной платы, чтобы вычислить, что он заработал в зарплате за тот же одиннадцатимесячный период. Наш последний шаг состоял в том, чтобы объединить то, что он заработал в зарплате и прибыли за одиннадцать месяцев. Совокупная информация, в течение нескольких часов, дала нам сумму, которую клиент заработал. Поэтому, когда вы не уверены в своем финансовом положении, воспользуйтесь этим сокращением, чтобы убедиться, что ваш баланс правильный. В противном случае не смотрите дальше на свои финансовые показатели; они, скорее всего, будут неточными и бесполезными.

Предполагаемая стоимость завершения работ / проектов
. По моему опыту, почти все подрядчики используют метод «процента завершения» для признания доходов и расходов, отличных от тех, кто живет / строитель, которые используют метод «завершенных контрактов» учет доходов и расходов. «Завершенные контракты» означают только то: когда работа завершена, вы «заказываете» или записываете общий доход и расходы на строительство в отчете о прибылях и убытках. Никакие доходы, расходы на работу, прибыль или убыток, связанные с конкретной работой, не должны регистрироваться в отчете о прибылях и убытках до тех пор, пока не оформится дом. До этого затраты на работу отображаются как элемент в балансе с именем «незавершенное производство». Доход отображается как депозиты клиентов, отложенный доход или элемент долга.

«Процент завершения» означает, что выручка признается как доход по ставке завершения работы. Затраты на оплату труда признаются по той ставке, которую они понесены в отношении как доходов, так и общих затрат на работу, израсходованных до настоящего времени, плюс то, что, по оценкам, будет понесено для завершения работы. В вашем балансе будет актив, называемый «расходы, превышающие счета», а это означает, что у вас есть затраты, которые у вас нет или не могут быть выставлены прямо сейчас клиенту на текущих работах. Счет ответственности или «надбавки сверх стоимости» означает, что подрядчик выставил счет клиенту за еще не выполненную работу — именно там все подрядчики предпочли бы поставить подрядчика перед клиентом на основе денежного потока.

Если затраты, превышающие счета, превышают расходы на биллинг, превышающие затраты, у вас, вероятно, будет проблема с денежным потоком. Это означает, что либо вы тратите быстрее, чем вы планируете, ваши руководители проектов отстают в получении своих счетов, или у вас есть расходы на балансе, которые действительно являются потерями, такими как перерасход рабочих мест или изменение заказов, которые не являются или не будут утвержден. Все рабочие места с расходами, превышающими счета, должны быть собраны вместе по счету ответственности на текущей стороне актива баланса. Всегда проверяйте потери, которые еще не зарегистрированы. Вы, как владелец, можете не знать об убытках. Менеджер проекта может просто отстать в выставлении счетов, который стоит вам процентов расходов, плохие отношения с поставщиками, наличные душевные страдания и бессонные ночи.

Если ваши «векселя сверх стоимости» всегда значительно превышают ваши «затраты, превышающие счета», это хорошо для текущего денежного потока, пока эта разница растет. Тем не менее, это даст вам ложное чувство безопасности наличных денег, когда работа заканчивается, потому что денежный поток замедляется. Излишние счета за расходы не являются прибылью; это просто положительная разница во времени движения денежных средств, которая время от времени будет меняться.

«Расписание» закрытых рабочих мест и открытых рабочих мест «сметные затраты для завершения» должны быть подготовлены более одного раза в год, когда бухгалтеры запрашивают его. Это поддерживает текущий обзор состояния каждой работы и устраняет проблемы во время работы, так как у вас возникнут проблемы во время проекта. Не ждите, пока совещание по работе и закрытию, чтобы решить их, когда все выиграют, они будут лучше в следующий раз. Вместо этого, столкнуться с проблемными ситуациями ранее в проекте. Просмотрите графики и отчеты, чтобы оценить возможность повысить ставку или исправить проблему в процессе подачи заявки. Это важно для компаний, занимающихся ремоделированием, поскольку большинство проблем возникает во время процесса предварительной подготовки, в частности, при оценке ошибок или «выкупе» существенных ошибок, а также при ремоделировании рабочие места короче, проблемы быстро становятся постоянными потерями и сохраняются чаще, чем нет новые задания до выявления проблемы.

Преимущества регулярной отчетности
Наша фирма учредила еженедельный обзор работы и сметную стоимость для завершения процесса для одного из наших клиентов-ремоделирующих компаний, Xylem Builders, Inc (t / a Archadeck-South Shore & AX Builders). Заработная плата для клиента увеличилась на двадцать пунктов в результате немедленного выявления проблем и внесения исправлений в предварительную подготовку на новых рабочих местах. Компания никогда не совершала ежемесячные убытки в течение года, продажи продолжали расти, они достигли положительного эквити после трех лет подряд убытков … все в течение двух месяцев после проведения недельных обзоров работы и сметной стоимости. Как было сказано ранее, проекты по ремоделированию начинаются и заканчиваются быстро, поэтому ошибки будут наносить ущерб текущей работе и, вероятно, будут повторяться на новых рабочих местах. Эти ошибки не нужно повторять, если вы проводите еженедельные обзоры и оценки.

Это может быть трудным и трудоемким, чтобы правильно подготовить оценочную «стоимость завершения графика» для более крупных рабочих мест на ранних этапах, но это стоит того. Вы можете продолжать аккумулировать свою оценку. Тем не менее, оценщик, руководитель проекта, руководитель проекта и контролер должны сначала изучить работу, чтобы определить, что необходимо для завершения и крайне улучшительных проблем, как можно раньше. Этот шаг создаст лучшую инженерную ценность, заказы на изменение будут выставлены своевременно, а прибыль от работы увеличится.

График денежного потока и оборотного капитала
График «денежного потока и оборотного капитала» содержит карту того, откуда возникли ваши денежные средства, относящиеся к периоду отчета о прибылях и убытках. Он состоит из прибыли, новых займов или погашения (принцип более двенадцати месяцев в будущем), покупки или продажи основных средств и амортизации. Все это влияет на увеличение или уменьшение денежных средств. Точное считывание расписания позволяет улучшить практику выставления счетов, улучшить методы сбора и ускорить оплату поставщиков и субподрядчиков. Он показывает, где и как деньги использовались для поглощения убытков, погашения долга и может способствовать более быстрой оплате счетов. Он продвигает плохую практику выставления счетов, замедляет дебиторскую задолженность и отражает сохраняемую дебиторскую задолженность, покупку оборудования или других активов. Если балансы баланса открытия и закрытия правильны, то это расписание будет правильным. Однако помните, что если балансы не верны, не тратьте время на просмотр этого графика или любой другой финансовой отчетности, потому что они будут ошибочными!

Оборотный капитал определяется как сумма «текущих активов», состоящая из ваших денежных средств, дебиторской задолженности, остатков средств, расходов, превышающих счета, незавершенного производства, запасы и предоплаченные расходы за вычетом ваших текущих обязательств. Ваши текущие обязательства соответствуют вашим кредитным линиям, основным платежам задолженности, подлежащим погашению в течение двенадцати месяцев, кредиторской задолженности, начисленным расходам, начисленной заработной плате, накопленным налогам, векселям сверх затрат, депозитам клиентов и отложенным доходам. Важное значение имеет соотношение больше 1: 1.

Вашему банку может потребоваться определенный коэффициент оборотного капитала, поэтому проверьте свои кредитные документы. Если ваше фактическое соотношение слишком велико, вы, вероятно, тратите время на использование своих денежных средств и ресурсов, делая их слишком бездействующими. Хороший бизнес-аналитик определит сумму избыточного оборотного капитала / денежных средств, которая финансирует прибыль от прибыли в сравнении с обычными операциями. Я видел много предприятий с несколькими поколениями с избыточным оборотным капиталом, но после быстрого анализа прибыльного отчета о прибылях и убытках я увидел щедрый финансовый доход, полученный от скидок от досрочного платежа, процентного дохода и низких процентных расходов. Это была плохая бизнес-операция, замаскированная богатством оборотного капитала компании.

Отчет о прибылях и убытках
Ваш отчет о доходах должен быть проверкой того, что происходит с вашими заданиями в поле, при условии, что ваши открывающие и закрывающие балансы являются правильными. Отчет о прибылях и убытках должен быть в той же категории, что и сравнение вашей стоимости работы с вашими оценками, и оно должно быть в формате, который показывает, работают ли компоненты вашего бизнеса в соответствии с планом. Чтобы ваш отчет о доходах использовался в качестве эффективного инструмента управления и «проверки здравомыслия», который должен был быть указан, должны существовать следующие компоненты:

• Это должно быть заявление о начислении, а не в денежной форме. Начисление означает, что вы зарегистрировали всю свою дебиторскую задолженность и задолженность, включая кредиторскую задолженность, на балансе.

• Он должен включать не только числа рядом с категориями расходов, но и процентные доли дохода рядом с номером.

• Единственный доход в вашей верхней строке должен быть доход от работы. Не следует включать процентный доход, скидки, скидки на покупку или продажу оборудования.

• Затраты на строительство должны быть детализированы для определения затрат на строительство и оплату труда, субподрядчиков, материалов (не за вычетом досрочных скидок), аренды оборудования, страхования ответственности по доходам, суперинтендантов и т. Д. затраты или другие прямые затраты на строительство, как указано в сметке и отслеживаются в отчетах о расходах на работу. Некоторые или все это ваши «прямые затраты на работу». Труд, материалы, субтитры, аренда оборудования, разрешения, прямая страховка и т. Д., Как минимум, включены в отчеты о расходах на работу независимо от программного обеспечения и оценки.

• Косвенные затраты на строительство, такие как мобилизация, грузовики, пейджеры, сотовые телефоны, супера, трейлеры и т. Д., Могут быть тем, что вы называете «общими условиями». Определите, что вы подразумеваете под «общими условиями», и классифицируйте эти затраты отдельно в своем отчете о прибылях и убытках. Это позволит вам узнать, производят ли общие условия, которые вы используете в своих оценках, или теряете деньги. Общие условия должны быть центром прибыли.

• Категоризируйте свои затраты на предварительную сборку оценщиков и расходы на торговлю / продажу отдельно в отчете о прибылях и убытках. Разделите количество предложений или оценок, полученных в этом итоговом, и посмотрите, что вам стоит делать ставки. Добавьте это к своему коэффициенту «ставка к награде», и вы обнаружите, что не только тратите деньги на ставки, которые вы никогда не получите, а также сколько вы тратите впустую.

• Держите офис и вспомогательный персонал под категорию административных расходов. Обязательно распределяйте страховое возмещение работникам, страхование транспортных средств и оборудования, амортизацию, налоги на заработную плату, льготы, безопасность и обучение на косвенные или общие условия, если это необходимо.

• Показывать скидки на покупку и процентные доходы как «прочие доходы» после вычисления прибыли или убытка от строительных операций. Это финансовые доходы, которые получены за счет собственности, собственного капитала и оборотного капитала, а не от операций.

• Сравните процентную долю валовой прибыли от выполненных работ и рабочих мест в отчете о прибылях и убытках. Это должно быть сделано до того, как общие условия будут вычтены, когда вы сравните процент валовой прибыли. Имейте в виду дополнительную прибыль, которую вы можете получить в валовой прибыли от ставки рабочей силы, которую вы используете при оценке по сравнению с вашей ставкой труда, размещенной в листе затрат на работу или классифицированной в отчете о прибылях и убытках. Если вы используете свое собственное оборудование в строительстве вместо аренды, отдельно проанализируйте эти затраты, чтобы увидеть, производят ли вы или теряете деньги в этом отношении. Если вы приближаетесь к прибыли от этого, это здорово, но это, скорее всего, исказит валовую прибыль от строительства, если ваша оценка использует справедливую рыночную арендную ставку.

Регулярно встречайтесь со своими внешними бухгалтерами, если они осведомлены о строительстве или консультанте по строительному делу и / или вашему контроллеру на ежемесячной основе, чтобы просмотреть ваш баланс, отчет о прибылях и убытках, оборотный капитал, источник и использование отчета о движении средств и завершенных рабочих мест / сметные расходы для завершения расписаний. Он устанавливает контроль в вашем бизнесе. Это также помогает создать «здравомыслие» прибыли, помогает избежать «безумия» повторения одних и тех же ошибок снова и снова и позволяет вам потерять прибыль или ваш строительный бизнес.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *